Innhold på siden:
- Hvem kan anmode om sikkerhetsklarering/adgangsklarering?
- Vi ønsker å motta klareringsforespørsler via Nasjonal BEGRENSET nett
- Klareringsbehovet må begrunnes
- Personopplysningsblanketten må være tilstrekkelig utfylt
- Meld fra om klareringsbehovet endres
- Prioritering av klareringssaker
- Forespørsel om reklarering må sendes i god tid
- Forhold som kan påvirke saksbehandlingstiden
Kort om klareringer og autorisasjon
Virksomheter som er omfattet av sikkerhetsloven er pliktet til å gjennomføre forebyggende sikkerhetstiltak. Sikkerhetsklarering av personale kan være et slikt tiltak.
En sikkerhetsklarering er en avgjørelse om en persons antatte sikkerhetsmessige skikkethet. Det legges vekt på forhold som vurderer personens pålitelighet, dømmekraft og lojalitet i forbindelse med behandling av gradert informasjon og tilgang til skjermingsverdige objekter og infrastruktur. I tillegg vurderes forhold som kan føre til at personen selv, eller nærstående, utsettes for trusler mot liv, helse, frihet eller ære, slik at de kan bli presset til å handle i strid med nasjonale sikkerhetsinteresser.
Sikkerhetsklarering gis for følgende sikkerhetsgrader:
- KONFIDENSIELT
- HEMMELIG
- STRENGT HEMMELIG
NATO-klareringer gis for følgende sikkerhetsgrader:
- NATO CONFIDENTIAL
- NATO SECRET
- COSMIC TOP SECRET
Personer som skal jobbe med gradert informasjon på nivå «KONFIDENSIELT» eller høyere må ha både sikkerhetsklarering og autorisasjon.
En adgangsklarering gir tilgang til skjermingsverdige objekter og infrastruktur.
En adgangsklarering har to nivåer:
- Adgangsklarering, ofte kalt ordinær adgangsklarering
- Utvidet adgangsklarering.
En ansatt med gyldig sikkerhetsklarering trenger ikke adgangsklarering i tillegg, uavhengig av nivå. Du trenger kun autorisasjon for å få adgang til skjermingsverdige objekter eller infrastruktur.
Her finner du skjema for personopplysningsblankett for adgangsklarering
Å være autorisert innebærer at du er gitt nødvendig tillit til å kunne behandle sikkerhetsgradert informasjon, eller gitt adgang til skjermingsverdige objekter og infrastruktur. Det er virksomhetens autorisasjonsansvarlige som har ansvaret for å autorisere deg, avhengig av din klareringsstatus og tjenstlig behov.
For å få tilgang til informasjon på laveste graderingsnivå, BEGRENSET, er det ikke nødvendig med sikkerhetsklarering, men du må være autorisert.
Virksomhetens autorisasjonsansvarlige har ansvaret for å autorisere eget personell. Om en utenlandsk statsborger kommer fra en stat Politiets sikkerhetstjeneste mener har høy sikkerhetsmessig betydning for Norge, må virksomheten søke om tillatelse fra Sivil klareringsmyndighet før autorisasjon kan gis.
Hvem kan anmode om sikkerhetsklarering/adgangsklarering?
Forespørsel om sikkerhetsklarering/adgangsklarering må komme fra virksomheter som er underlagt sikkerhetsloven og som har et begrunnet klareringsbehov.
Om du er leverandør til en virksomhet som krever klarering, er det oppdragsgiver som skal sende klareringsforespørsler til oss.
Vi ønsker å motta klareringsforespørsler via Nasjonal BEGRENSET nett
I forbindelse med forespørsler om klarering, ønsker vi primært å motta dette via Nasjonalt begrenset nett (NBN) til vårt postmottak – postmottak@skm.nb-nett.no
I forkant oppfordrer vi dere til å sjekke nasjonalt register på NBN om hovedpersonen allerede har en gyldig klarering. Har dere ikke tilgang, kan dere kontakte Nasjonal sikkerhetsmyndighet for å opprette tilgang.
Husk å kvalitetssikre forespørselsskjema og personopplysningsblanketten før det skannes inn til plattformen NBN. Dere må sørge for at alle sider er med, at sidene er skannet rett vei, og at dokumentet er leselig. Forespørselsskjema, personopplysningsblankett og eventuelle vedlegg kan skannes i én fil. Skjemaene må signeres for hånd før den skannes.
Av hensyn til personvern ønsker vi at forespørslene sendes som én epost per person.
Merk eposten med følgende emnetittel:
Emne – Virksomhetsnavn – Etternavn til hovedperson
Eksempel: Forespørsel om sikkerhetsklarering – Anmoderdepartementet – Navnesen
Ved andre henvendelser, for eksempel ved anmodning om prioritet, ønskes dette sendt i egen epost. Kun én hovedperson per epost. Vi ønsker også at dette emnefeltet inneholder informasjon om hva henvendelsen gjelder og hovedpersonens etternavn.
Har dere behov for ytterligere informasjon kan dere sende spørsmål til vårt ugraderte postmottak: post@skm.stat.no
Klareringsbehovet må begrunnes
Virksomheten må begrunne og dokumentere hvorfor den som har tjenstlig behov trenger en sikkerhetsklarering.
Eksempler på slik dokumentasjon kan være;
- En beskrivelse av den ansattes arbeidsoppgaver, oppdrag eller prosjekt
- Stillingsbeskrivelse eller arbeidsinstruks
- En beskrivelse av sikkerhetstiltak som er gjennomført for å hindre at tilfeldige personer får tilgang til skjermingsverdig informasjon og/eller en beskyttet eller sperret sone. Du kan lese mer om dette i sikkerhetsloven § 8-1 og virksomhetsikkerhetsforskriften §§ 40 og 41
Begrunnelse og dokumentasjon skal skrives og legges fram på en måte som er forståelig for oss. Unngå forkortelser eller fagterminologi, skriv gjerne korte setninger og gi eksempler der det er mulig.
Dersom vi må kontakte virksomheten for å hente inn mer informasjon om klareringsbehovet vil dette kunne forlenge saksbehandlingstiden. Har vi ikke mottatt etterspurt informasjon innen satt frist vil forespørselen bli avsluttet uten avgjørelse om klarering.
Personopplysningsblanketten må være tilstrekkelig utfylt
Nyeste versjon av blanketten og veiledere finner du på nettsidene til Nasjonal sikkerhetsmyndighet.
Det er kun siste versjon av personopplysningsblanketten som skal brukes. Vi oppfordrer derfor til at dere alltid laster ned blanketten fra Nasjonal sikkerhetsmyndighet sine nettsider.
Virksomheten må kontrollere at blanketten er tilstrekkelig utfylt før den sendes til oss. Hvis dere kvalitetssikrer at blanketten er utfylt i tråd med det som står i veiledningene vil dette forenkle saksbehandlingsprosessen hos SKM og redusere risikoen for at SKM må hente inn ytterligere opplysninger.
Om dere skal sende forespørselen via post så beholder virksomheten original forespørsel og blankett, og kopi sendes til oss. Det er viktig å huske at signatur av personopplysningsblanketten må skrives for hånd.
Vår postadresse er:
Sivil klareringsmyndighet
Postboks 100
1501 Moss
Bruk dobbel konvolutt og merk innerste konvolutt med «SKM PERSONKONTROLL».
Meld fra om klareringsbehovet endres
Om det er behov for klarering på et høyere nivå skal virksomheten sende en ny forespørsel om klarering på ønsket nivå og ny personopplysningsblankett.
Hvis en av dine ansatte som er i en klareringsprosess, sier opp eller går inn i en annen stilling i virksomheten der vedkommende ikke lenger trenger en klarering, er det viktig at dere melder ifra til oss. Denne meldingen kan sendes skriftlig på e-post til post@skm.stat.no eller til vårt postmottak på Nasjonalt BEGRENSET nett, avhengig av sensitiviteten på innholdet.
Det er viktig at vi informeres, da vi ikke har hjemmel til å gjennomføre personkontroll dersom det ikke foreligger et begrunnet behov for en klarering.
Prioritering av klareringssaker
En sak prioriteres etter den samfunnsmessige betydningen som saken har. Eksempler kan være at saken er viktig for å opprettholde samfunnskritiske funksjoner, eller at uteblitt klarering fører til konsekvenser for stats- og samfunnssikkerheten.
Hvis deres virksomhet har behov for å få en sak prioritert kan dere sende oss en beskrivelse av hvorfor saken bør prioriteres. For at vi skal forstå hvilke saker vi skal prioritere foran andre, er vi avhengig av å forstå betydningen saken har. Vi ber om at det vises en nøkternhet med tanke på henvendelse om prioritet.
Begrunnelsen skal sendes skriftlig på e-post til post@skm.stat.no, eller til vårt postmottak på Nasjonalt BEGRENSET nett(NBN) avhengig av sensitiviteten på innholdet.
Forespørsel om reklarering må sendes i god tid
En klarering er gyldig i maksimalt 5 år. Hvis klareringen av en ansatt er i ferd med å utløpe, kan virksomheten sende en forespørsel om å fornye klareringen. Informasjon om dette finner du i personopplysningsblanketten og veilederen.
Det er viktig å sende inn den oppdaterte personopplysningsblanketten i god tid slik at vi kan behandle saken før klareringen går ut. Vi anbefaler å sende forespørselen mellom seks og tolv måneder før klareringen utløper.
Behovet for klarering skal begrunnes og dokumenteres også ved reklarering.
Forhold som kan påvirke saksbehandlingstiden
Behandlingstiden av en sak vil variere avhengig av sakens innhold og hvilke saksskritt som må gjennomføres. Om vi må hente inn ytterligere informasjon eller dokumenter fra andre kilder er det sannsynlig at saken vil ta lengre tid å behandle – spesielt om vi må hente informasjon fra andre land enn Norge.
Det kan være flere årsaker til at slik informasjon er krevende å få tak i. Eksempler kan være at brev må sendes over landegrenser, eller håndteres av bestemte personer som ikke er tilgjengelig. I noen tilfeller er det opplysninger fra den som skal klareres som det tar tid å hente inn. Desto grundigere opplyst en sak er i utgangspunktet, jo mindre tid vil vi bruke på tidkrevende saksskritt.
Det kan også være juridiske forhold som gjør det vanskelig å få tilgang til informasjon, språklige barrierer for utenlandske kilder, eller viktige samfunnshendelser som gjør at instansene vi er i kontakt med må prioritere andre oppgaver.
Se vår statistikk på saksbehandlingstid her.
Om vi ser det som nødvendig å gjennomføre en sikkerhetssamtale for å opplyse saken kan dette også påvirke saksbehandlingstiden, siden dette forutsetter at den som skal klareres er fysisk tilgjengelig for samtalen. Klikk her for å lese mer om sikkerhetssamtaler.
RELEVANTE LENKER
Sikkerhetsloven (lovdata.no)
Virksomhetsikkerhetsforskriften (lovdata.no)
Klareringsforskriften (lovdata.no)